En esta unidad, estudiaremos qué son las Macros, en qué nos pueden ayudar y cómo crear macros automáticamente. Esta unidad tratará de manera muy sencilla el tema de macros sin entrar en profundidad en el lenguaje de programación utilizado por MS Excel, el Visual Basic Application (VBA), ya que esto ocuparía un curso entero y se sale del objetivo del curso.

Introducción

Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, un libro en el que hemos definido una serie de características específicas como pueden ser el tipo de letra, el color de ciertas celdas, los formatos de los cálculos y características similares, perdemos mucho tiempo en formatear todo el libro si disponemos de muchas hojas.

Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola, añadiendo, por ejemplo, un botón en nuestro libro que, al pulsar sobre él, realice todas esas tareas.

Crear una macro automáticamente

La forma más fácil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que dispone Excel.

Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que, posteriormente, son traducidas a instrucciones en VBA, las cuales podemos modificar si tenemos conocimientos de programación.

Para grabar una macro, debemos acceder a la pestaña Vista, desplegar el submenú Macros y, dentro de este submenú, seleccionar la opción Grabar macro…

Además de esta opción, en el menú podemos encontrar las siguientes opciones:

Ver Macros… – Donde accedemos a un listado de las macros creadas en ese libro.

Usar referencias relativas – Con esta opción utilizaremos referencias relativas, para que las macros se graben con acciones relativas a la celda inicial seleccionada.

Al seleccionar la opción Grabar macro…, lo primero que vemos es el cuadro de diálogo Grabar macro, donde podemos darle un nombre (no está permitido insertar espacios en blanco en el nombre de la macro).

Podemos asignarle un Método abreviado: mediante la combinación de las tecla CTRL + «una tecla del teclado». El problema está en encontrar una combinación que no utilice ya Excel.

En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro de macros personal o en otro libro.

En Descripción: podemos describir cuál es el cometido de la macro o cualquier otro dato que creamos conveniente.

Para comenzar la grabación de la macro, pulsamos el botón Aceptar y, a continuación, si nos fijamos en la barra de estado, encontraremos este botón cuadrado junto al estado actual  donde tenemos la opción de detener la grabación.

A partir de entonces, debemos realizar las acciones que queramos grabar. Es conveniente no seleccionar ninguna celda a partir de la grabación ya que, si seleccionamos alguna celda ,posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la selección nos puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango.

Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el botón Detener  de la barra de estado, también accesible desde el menú de Macros haciendo clic en .

Ejecutar una macro

Una vez creada una macro, la podremos ejecutar cuantas veces queramos.

Antes de dar la orden de ejecución de la macro, dependiendo del tipo de macro que sea, será necesario seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por las acciones de la macro.

Por ejemplo, si hemos creado una macro que automáticamente da formato a las celdas seleccionadas, tendremos que seleccionar las celdas previamente antes de ejecutar la macro.

Para ejecutar la macro, debemos acceder al menú Ver Macros…, que se encuentra en el menú Macros de la pestaña Vista, donde nos aparecerá el cuadro de diálogo Macro como el que vemos en la imagen, con un listado de las macros creadas.

Debemos seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el botón Ejecutar. Se cerrará el cuadro y se ejecutará la macro.

En cuanto al resto de botones:

Cancelar – Cierra el cuadro de diálogo sin realizar ninguna acción.

Paso a paso – Ejecuta la macro instrucción por instrucción, abriendo el editor de programación de Visual Basic.

Modificar – Abre el editor de programación de Visual Basic para modificar el código de la macro. Estos dos últimos botones son para los que sepan programar.

Eliminar – Borra la macro.

Opciones – Abre otro cuadro de diálogo donde podemos modificar la tecla de método abreviado (combinación de teclas que provoca la ejecución de la macro sin necesidad de utilizar el menú) y la descripción de la macro.

Un detalle importante a tener en cuenta es que, si ejecutamos una macro, no es posible deshacer la acción desde la herramienta deshacer común, por lo que es interesante ir con sumo cuidado al ejecutar macros que vayan a realizar cambios importantes.

Crear una macro manualmente

Para crear una macro de forma manual, es necesario tener conocimientos de programación en general y de Visual Basic en particular, ya que es el lenguaje de programación en el que se basa el VBA de Excel. Si no tienes esta base, puedes saltarte este punto del tema.

Primero, debemos abrir el editor Visual Basic presionando la combinación de teclas Alt+F11. Para ver el entorno de desarrollo de programación del editor Visual Basic, 

Una vez abierto el editor de Visual Basic, debemos insertar un módulo de trabajo que es donde se almacena el código de las funciones o procedimientos de las macros. Para insertar un módulo, accedemos al menú Insertar → Módulo.

A continuación, debemos plantearnos si lo que vamos a crear es una función (en el caso que devuelva algún valor) o si, por el contrario, es un procedimiento (si no devuelve ningún valor).

Una vez concretado que es lo que vamos a crear, accedemos al menú Insertar → Procedimiento…

Nos aparece un cuadro de diálogo como el que vemos en la imagen donde le damos el Nombre: al procedimiento/función, sin insertar espacios en él.

También escogemos de qué Tipo es, si es un Procedimiento, Función o Propiedad.

Además, podemos seleccionar el Ámbito de ejecución. Si lo ponemos como Público, podremos utilizar el procedimiento/función desde cualquier otro módulo; si lo creamos como Privado, sólo podremos utilizarlo dentro de ese módulo.

Una vez seleccionado el tipo de procedimiento y el ámbito, presionamos sobre Aceptar y se abrirá el editor de Visual Basic donde escribiremos las instrucciones necesarias para definir la macro.

Guardar archivos con Macros

Cuando guardamos un archivo y queremos que las Macros que hemos creado se almacenen con el resto de las hojas de cálculo, deberemos utilizar un tipo de archivo diferente.

Para ello, deberemos ir la pestaña Archivo y seleccionar la opción Guardar como.

Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como. En el desplegable Guardar como tipo, seleccionar Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm).

Dale un nombre y el archivo se almacenará.

Cuando abrimos un archivo que tiene Macros almacenadas, puede que se nos muestre este anuncio bajo la banda de opciones:

Esto ocurre porque Office no conoce la procedencia de las Macros. Como están compuestas por código, podrían realizar acciones que fuesen perjudiciales para nuestro equipo. Si confías en las posibles Macros que contuviese el archivo o las has creado tú, pulsa el botón Habilitar contenido. Y si no, cierra la advertencia de seguridad con el botón de la derecha. En ese caso, las macros seguirán deshabilitadas.

Guardar archivo con macros ya creadas

Cuando te envian un macro por correo, usb, etc. ó lo descargas por internet. lo mas comun es que modifiques el contenido, pero existe un pequeño error al momento de guardarlo, especialmente si eres de las personas que no leen los cuadros de mensaje y solo le das click en ‘siguiente’, ‘siguiente’ y ‘finalizar’. Si eres de ese tipo de personas seguramente no guardas la macro descargada, correctamente, porque te habras saltado algunos pasos. Para no cometer estos erros debes hacer lo siguiente:

1.- Haz clic en el botón Guardar de la barra de acceso rápido.
2.- Aparece este cuadro de diálogo, haz clic en No.

3.- Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como.
4.- En el desplegable Guardar como tipo selecciona Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm).
5.- Dale el un nombre como «Hoja con macros.xslm».
6.- Pulsa Aceptar.
7.- Cierra el libro.

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